principi generali:
Il Codice Etico dell’Organizzazione SolariaLab, individua i valori sui quali si basa l’azione della organizzazione evidenziando l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità dei soggetti destinatari del Codice stesso.
L’adozione del presente Codice Etico si prefigge la finalità di soddisfare, nel migliore dei modi, le necessità e le aspettative dell’insieme degli interlocutori dellorganizzazione sia essi donatori, sostenitori che beneficiari e di raggiungere un elevato standard di professionalità nello svolgimento delle
iniziative promosse dall’organizzazione SolariaLab ed a vietare quei
comportamenti che si pongono in contrasto non solo con le disposizioni normative di volta in volta rilevanti, ma anche con i valori che l’organizzazione stessa intende promuovere.
In particolare, valore primario per SolariaLab è l’osservanza dell’etica, intesa come onestà, lealtà, correttezza e conformità alle leggi.
Rispetto allo specifico della sua Mission i principi sui quali si basa l’azione di SolariaLab sono:
•L’Imparzialità, la neutralità e l’indipendenza dell’azione solidale di SolariaLab che non opera quindi nelle sue scelte d’azione discriminazioni di carattere religioso, politico e di genere.
• La promozione dell’uguaglianza degli individui e delle pari opportunità.
• La promozione di uno sviluppo duraturo: azioni commisurate alle realtà locali e quindi sostenibili nel tempo.
• Il rispetto delle culture locali e la promozione delle risorse locali sia esse umane che materiali.
• L’onestà nella comunicazione che deve essere veritiera, non violenta e rispettosa dei diritti e della dignità della persona.
• La militanza e la professionalità dei propri operatori. Gli operatori di SolariaLab infatti, sono tenuti a saper coniugare le proprie capacità professionali con una forte motivazione nel comunicare, di volta in volta, i disagi affrontati
• Il controllo accurato della provenienza dei fondi donati (in particolare delle aziende) per escludere donatori che non rispettino i diritti umani, che sfruttino il lavoro minorile, che siano compromessi nel traffico delle armi e della criminalità organizzata e in traffici illeciti in senso lato.
•La trasparenza nella gestione dei fondi.
Le norme che costituiscono il Codice Etico sono parte integrante del “Modello di organizzazione, gestione e controllo” previsto dall’art. 6 del Decreto Legislativo 231/2001 in materia di responsabilità amministrativa delle persone giuridiche.
Destinatari:
Il presente Codice Etico si applica: ad Amministratori, Revisori, Dipendenti e Collaboratori di SolariaLab, ovunque essi operino, sia in Italia che all’estero; a Consulenti esterni che agiscono nell’interesse di SolariaLab e ed ai Fornitori di beni e/o servizi.
Doveri e responsabilità:
Le relazioni tra i collaboratori e/o dipendenti devono svolgersi secondo i principi di civile convivenza, trasparenza, fiducia e integrità, nel rispetto reciproco e garantendo la tutela dei diritti e delle libertà delle persone.
I rapporti tra le diverse posizioni all’interno di SolariaLab devono essere improntati ai principi di lealtà e correttezza e debbono ispirarsi al principio della responsabilità condivisa avendo come obiettivo comune l’interesse di SolariaLab ed al fine di concorrere insieme al raggiungimento delle sue finalità.
I responsabili delle singole attività devono esercitare i poteri connessi alla delega ricevuta, rispettando e garantendo la dignità dei propri collaboratori e favorendone la crescita professionale.
È inibita qualsivoglia condotta che, direttamente o indirettamente, comporti offesa, denigrazione per motivi di razza, religione, lingua, sesso, nazionalità, origine, ovvero configuri comportamenti discriminatori.
Conflitto di interessi:
Nello svolgimento delle funzioni assegnate, devono evitarsi situazioni in cui si possano manifestare conflitti di interesse.
A tal fine, gli amministratori devono rispettare gli obblighi previsti dall’articolo 2391, primo comma, del Codice Civile.
Pertanto, l’amministratore, che in una determinata operazione ha, per
conto proprio o di terzi, interesse in conflitto con quello di SolariaLab, deve darne notizia agli altri amministratori e al collegio sindacale, e deve astenersi dal partecipare alle deliberazioni riguardanti l’operazione stessa.
I dipendenti ed i collaboratori di SolariaLab devono evitare situazioni che possano creare conflitti di interesse sia reale sia potenziale tra attività personali e quelle di SolariaLab.
Nessun dipendente di SolariaLab, inoltre, può procurarsi vantaggi personali in relazione all’attività esplicata per conto di SolariaLab.
Laddove possano sorgere situazioni di potenziale conflitto, è fatto obbligo di darne comunicazione al proprio superiore al fine della risoluzione della questione.
Uso e tutela delle informazioni:
Le conoscenze sviluppate da SolariaLab costituiscono una fondamentale risorsa che ogni destinatario del Codice deve tutelare. Tutti i Destinatari del presente Codice Etico sono obbligati ad assicurare la massima riservatezza sulle informazioni gestite in ragione della propria funzione lavorativa.
Pertanto, i destinatari sono tenuti a non rivelare a terzi informazioni riguardanti il patrimonio di conoscenze tecniche e finanziarie di SolariaLab, così come altre informazioni non pubbliche, se non nei casi in cui tale rivelazione sia richiesta da leggi o da altre disposizioni regolamentari interne.
Nell’ambito dello svolgimento delle sue attività in Italia ed all’estero SolariaLab raccoglie una quantità significativa di dati personali relativi ai donatori, sostenitori e beneficiari che si impegna a trattare in ottemperanza a tutte le leggi in materia di riservatezza vigenti nelle giurisdizioni in cui opera e alle migliori prassi per la protezione della riservatezza.
A tal fine, SolariaLab garantisce un elevato livello di sicurezza nella selezione e nell’uso dei propri sistemi di information technology destinati al trattamento di dati personali e di informazioni riservate secondo le disposizioni vigenti in tema di privacy.
Rapporti con i Donatori:
Per lo sviluppo delle proprie attività in Italia ed all’estero, SolariaLab si avvale di finanziamenti privati e pubblici.
La comunicazione verso i singoli donatori e verso il grande pubblico deve essere improntata alla massima trasparenza, in modo che gli stessi siano messi in grado di operare la propria liberalità in modo pienamente consapevole e, nella misura del possibile, finalizzato.
Laddove il donatore non diriga specificatamente la sua liberalità questa va intesa come sostegno istituzionale di SolariaLab.
Nel rapporto con i donatori pubblici sia in Italia che all’estero è fatto divieto di dare, offrire o promettere denaro od altre utilità, o favori che possano ragionevolmente essere interpretati come eccedenti le normali pratiche di cortesia, ovvero esercitare illecite pressioni nei confronti di pubblici
ufficiali, incaricati di pubblico servizio, dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione sia italiani che esteri o di Organismi pubblici comunitari o internazionali o a loro parenti o conviventi.
Nei rapporti con i sopraccitati soggetti non è consentito altresì presentare dichiarazioni non veritiere al fine di conseguire erogazioni pubbliche, contributi o finanziamenti.
E’fatto divieto di destinare somme ricevute a titolo di erogazioni, contributi o finanziamenti dai sopraccitati soggetti, a scopi diversi da quelli per i quali sono stati assegnati.
Norme e regole di sponsorizzazioni e raccolta fondi:
SolariaLab opererà sempre un controllo sulle aziende con le quali pianifica attività di co-branding e co-marketing. Offrendo SolariaLab la sua reputazione e il suo posizionamento sociale, richiederà dei criteri etici per garantire ad entrambi i partner un reciproco vantaggio.
Per questo distinguerà tre categorie specifiche di aziende ed approfondirà la loro conoscenza con i mezzi disponibili, ricerca web e consulenze, al fine di escludere partner incompatibili con la propria etica e missione.
Categoria permessa:
Questa categoria include quelle imprese che in tutte le loro attività rispettano i diritti umani e promuovono lo sviluppo sostenibile nel rispetto dell’ambiente, nel rigoroso rispetto della cultura e della tradizione dei paesi, attraverso il massimo utilizzo delle risorse fisiche, umane e le capacità di gestione locali.
Categoria da verificare:
Questa categoria include quelle imprese che appartengono a settori economici dove non si può automaticamente escludere ogni dubbio di eticità e che quindi richiedono differenti livelli di analisi: istituti di credito, industrie farmaceutiche, compagnie petrolifere, aziende produttrici di cibo per bambini.
Per determinare se l’azienda può instaurare un rapporto di partnership con SolariaLab è necessario verificare i seguenti criteri:
Diritti e condizioni dei lavoratori, rispetto dei diritti umani, strategie di marketing in conflitto con la mission di SolariaLab, rispetto dell’ambiente (attività illegali di trasferimento di rifiuti tossici e pratiche produttive inquinanti per l’ambiente e pericolose per la salute), trasparenza (la mancanza di disponibilità della azienda a fornire informazioni su di sé e a fornirle veritiere; pubblicità ingannevole o scorretta, pubblicità irrispettosa di persone, razze, sesso e religione), vendite irresponsabili (farmaci con effetti collaterali pericolosi, prodotti poco curati sul piano della sicurezza ecc.).
Categoria vietata:
Questa categoria include aziende che operano in settori evidentemente incompatibili con l’etica di SolariaLab: sfruttamento di bambini lavoratori, sesso commerciale (pornografia, turismo sessuale), armamenti, droga/tabacco/superalcolici, industria nucleare.
Rapporti con la stampa e con altri mezzi di comunicazione di massa:
SolariaLab si rivolge agli organi di stampa e di comunicazione di massa unicamente attraverso gli organi statutari e attraverso i responsabili interni a ciò delegati. Questi operano con un atteggiamento di massima correttezza, disponibilità e trasparenza, nel rispetto della politica di comunicazione definita da SolariaLab più sopra e così sinteticamente riassunta: la comunicazione di SolariaLab deve essere veritiera, non violenta, rispettosa dei diritti e della dignità della persona.
In ogni caso, le informazioni e le comunicazioni relative a SolariaLab e destinate all’esterno, dovranno essere accurate, veritiere, complete, trasparenti e non contrarie ai principi enunciati.
Gestione dei fondi, registrazioni e scritture contabili:
Per scritture contabili si intendono tutte le documentazioni che rappresentano numericamente fatti gestionali relativi alle attività ed al patrimonio di SolariaLab.
Tutte le azioni e le operazioni di SolariaLab devono essere adeguatamente registrate e deve essere possibile verificare ex post il processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento.
Ogni operazione deve avere un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere in qualsiasi momento all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione ed individuino i soggetti che hanno autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione medesima.
Le scritture contabili devono essere tenute in maniera accurata, completa e tempestiva nel rispetto delle procedure dell’organizzazione in materia di contabilità, al fine di una fedele rappresentazione della situazione patrimoniale/finanziaria e dell’attività di gestione.
Tutti i dipendenti e collaboratori coinvolti nelle scritture contabili devono assicurare la massima collaborazione, la completezza e chiarezza delle informazioni fornite, nonché l’accuratezza dei dati e delle elaborazioni e si debbono rigorosamente attenere ai manuali di gestione in uso.
È quindi fatto divieto a tutti i dipendenti e collaboratori di adottare comportamenti o dar luogo ad omissioni che possano condurre:
– alla registrazione di operazioni fittizie;
– alla registrazione di operazioni in modo fuorviante o non sufficientemente documentate.
I bilanci e le comunicazioni sociali di SolariaLab devono essere redatti con chiarezza e rappresentare in modo corretto e veritiero la situazione patrimoniale e finanziaria di SolariaLab e devono essere resi noti sul sito internet di SolariaLab.
E’fatto espresso divieto di impedire od ostacolare, attraverso l’occultamento di documenti od altri idonei artifici, lo svolgimento delle attività di controllo o di revisione legalmente attribuite agli organi sociali o alla Società indipendente di revisione.
È comunque vietato ostacolare, in qualsiasi forma, le funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza nell’ambito di verifiche e/o ispezioni.
Rapporti con i fornitori:
Nell’acquisto di beni o servizi SolariaLab prediligerà fin dove possibile nell’interesse della buona qualità, gli operatori tecnici ed economici dei Paesi e/o quelli dell’area in cui essa opera.
La scelta dei fornitori e l’acquisto di beni e servizi sono effettuati in base a valutazioni obiettive rispetto alla competitività, qualità, economicità, prezzo, integrità.
SolariaLab provvede inoltre a riservarsi contrattualmente la facoltà di adottare ogni idonea misura (ivi compresa la risoluzione del contratto) nel caso in cui un fornitore, nello svolgere attività in nome e/o per conto di SolariaLab, violi le norme di legge o nel caso in cui il fornitore metta in atto comportamenti lesivi dell’integrità delle persone e di sfruttamento del lavoro in particolare quello minorile.
Rapporto con i Partner:
Per lo svolgimento delle sue attività SolariaLab opera direttamente ma può aderire a richieste di contributi che le vengono indirizzate da Partner locali ossia enti e associazioni private senza fini di lucro dei paesi beneficiari, che siano regolarmente costituite, che siano indipendenti, che basino la propria azione sugli stessi principi etici di SolariaLab e dimostrino un elevato valore culturale e sociale nel paese di provenienza. I partner locali potranno essere anche pubblici purché garantiscano, senza condizionamenti, a SolariaLab libertà di movimento e di decisione rispetto agli obiettivi ed alle finalità dichiarate.
Gestione delle risorse umane:
SolariaLab si impegna ad assumere il personale in Italia ed all’estero con regolare contratto di lavoro, in linea con le figure professionali delle diverse aree organizzative della sede in Italia e delle sedi di SolariaLab all’estero e in conformità e ai principi del Codice Civile e allo Statuto dei lavoratori nonché per il personale locale in conformità alla normativa vigente dei paesi in cui opera.
Non è tollerata alcuna forma di “lavoro nero” o di retribuzione in nero.
Alla costituzione del rapporto di lavoro ogni dipendente, collaboratore riceve accurate informazioni relative a:
1) caratteristiche della funzione e delle mansioni da svolgere;
2) elementi normativi e retributivi, così come regolati dal contratto di lavoro applicabile per i dipendenti e/o collaboratori;
3) norme e procedure da adottare al fine di consentire che l’attività lavorativa sia prestata in un ambiente sicuro e salubre.
All’atto dell’assunzione saranno esplicitati e resi conoscibili i contenuti del presente Codice Etico, il Modello di organizzazione, gestione e controllo di SolariaLab per prevenire la realizzazione di illeciti penali.
Nella gestione del personale l’Organizzazione si impegna anche a:
– offrire pari opportunità di lavoro senza discriminazioni di razza, sesso, età, orientamento sessuale, handicap fisici o psichici, nazionalità, credo religioso, appartenenza politica e sindacale; unico limite in questo senso possono essere le particolari situazioni di sicurezza o di difficoltà del paese in cui la SolariaLab invia il suo personale;
– assicurare la tutela della privacy dei dipendenti ed il diritto degli stessi a lavorare senza subire illeciti condizionamenti;
– informare accuratamente il personale sulle condizioni di vita e di sicurezza dei paesi in cui il dipendente o collaboratore viene impiegato nonché sulle pratiche sanitarie di prevenzione cui si deve attenere.
Mai in nessun caso il personale di SolariaLab può essere impiegato o farsi volontariamente coinvolgere in operazioni militari o attività politiche.
Parimenti esige da parte del suo personale di sede e dei suoi collaboratori in Italia all’estero il rispetto dei diritti fondamentali della persona e un comportamento rispettoso degli usi, culture e confessioni locali che rispecchi sempre la dignità del proprio ruolo in linea con i principi etici di SolariaLab.
SolariaLab esige che nelle relazioni di lavoro interne ed esterne nessuno sia posto in stato di soggezione mediante violenza, minaccia, inganno, abuso di autorità, abuso di una situazione di inferiorità fisica o psichica, ovvero di una situazione di necessità.
SolariaLab disapprova qualsiasi forma di molestie anche di carattere sessuale.
In particolare è vietato qualsiasi comportamento che possa configurarsi quale violenza morale e/o persecuzione psicologica mirante ad arrecare offesa alla personalità, alla dignità e all’integrità psicofisica dei dipendenti, nonché a metterne in pericolo l’impiego o a degradare il clima lavorativo (mobbing).
Utilizzo dei beni di SolariaLab e/o messi a disposizione per le attività di SolariaLab:
Al fine di tutelare i beni dell’organizzazione, ogni dipendente o collaboratore è tenuto ad operare con diligenza, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per l’utilizzo dei beni, mezzi, strumenti di lavoro di SolariaLab e delle sue attività all’estero, documentandone con precisione il loro impiego.
In particolare, ogni dipendente, collaboratore deve:
1) utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni i mezzi e gli strumenti di lavoro a lui affidati;
2) evitare utilizzi impropri che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o essere comunque in contrasto con l’interesse dell’Organizzazione;
3)evitare utilizzi impropri dei beni per scopi e fini estranei alle proprie mansioni ed al proprio lavoro.
Ogni dipendente, collaboratore è responsabile della protezione delle risorse a lui affidate ed ha il dovere di informare tempestivamente il proprio responsabile di eventuali eventi dannosi per SolariaLab.
Divieto di detenzione di materiale pornografico:
E’ fatto divieto assoluto di detenere, su supporti informatici o cartacei, presso i locali di SolariaLab, i magazzini, le pertinenze di essa, o in qualsiasi altro luogo che comunque sia riconducibile a SolariaLab, ovvero divulgare mediante il sito web dell’organizzazione o le pubblicazioni curate o promosse da SolariaLab, materiale pornografico.
Rapporti con l’Autorità Giudiziaria:
E’fatto divieto di esercitare condizionamenti di qualsiasi natura, sulla persona chiamata a rendere dichiarazioni davanti all’Autorità Giudiziaria al fine di indurla a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci.
E’ fatto divieto di aiutare chi abbia realizzato un fatto penalmente rilevante, ad eludere le investigazioni dell’autorità, o a sottrarsi alle ricerche di questa.
Sistema disciplinare:
I principi espressi nel presente Codice Etico sono parte integrante delle condizioni che regolano i rapporti di lavoro all’interno di SolariaLab.
Eventuali violazioni del Codice Etico daranno luogo all’applicazione di sanzioni nei confronti di Dipendenti, Collaboratori, Amministratori e Sindaci di SolariaLab, anche alla stregua del sistema disciplinare appositamente adottato da SolariaLab.
Ogni violazione dei principi e delle disposizioni contenute nel presente Codice Etico da parte dei Destinatari, dovrà essere prontamente segnalata al superiore gerarchico, che dovrà informare, tempestivamente: il Consiglio di Amministrazione per violazioni commesse da personale e collaboratori, il Comitato Permanente per violazioni commesse da componenti del Consiglio di Amministrazione e/o del Collegio dei revisori.
Controlli:
SolariaLab assicura un’organizzazione interna del lavoro tale da garantire che:
– ci sia un adeguato livello di segregazione delle responsabilità, per cui la realizzazione di ogni processo richieda il supporto congiunto di diverse funzioni organizzative;
– tutte le azioni e le operazioni dell’organizzazione abbiano una registrazione adeguata e sia possibile la verifica del processo di decisione, di autorizzazione e di svolgimento;
– ogni operazione abbia un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere in qualsiasi momento all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione ed individuino i soggetti che hanno autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione medesima;
– tutta la documentazione interna sia tenuta in maniera accurata, completa e tempestiva nel rispetto delle procedure organizzative.
Entrata in vigore, coordinamento dei protocolli, efficacia, aggiornamento e modifiche:
Il presente Codice Etico è stato adottato, con delibera del Consiglio di Amministrazione di SolariaLab, in data 20/05/2016 con efficacia immediata.
Ogni aggiornamento, modifica o aggiunta al presente Codice Etico deve essere approvata dal Consiglio di Amministrazione di SolariaLab.
Copia del presente Codice Etico è consegnata a tutti i Destinatari ed è disponibile per la consultazione in formato elettronico nel sito web nonché, in formato cartaceo, negli uffici di SolariaLab.